Universidade Federal do Piauí

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAUÍ

Núcleo de Processamento de Dados / NPD

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Relatório de Gestão 2010

1. Introdução

            Este documento descreve as ações realizadas durante o ano de 2010 no Núcleo de Processamento de Dados. O relatório está dividido em três seções: a Seção 2 trata das ações executadas pela Diretoria do Núcleo, com o intuito de melhorar suas atividades; a Seção 3 trata das ações executadas pela Coordenação de Redes; a Seção 4 trata das ações comandadas pela Coordenação de Sistemas; e, finalizando, na Seção 5 apresentamos as conclusões e direções para ações futuras a serem implementadas pelo Núcleo.

2. Direção do NPD

            O ano de 2010 foi um ano chave na história do NPD. Durante esse ano foi desenvolvido um grande projeto de reforma, em conjunto com a Prefeitura Universitária, que deve adequar de forma definitiva o espaço existente às suas necessidades. O projeto foi bastante minucioso e sua execução deve melhorar bastante o funcionamento do Núcleo.

Além desse projeto, realizamos algumas ações que são fundamentais para seu funcionamento. Os pregões realizados para compra de material de consumo e permanente relacionado a produtos de informática foi bastante elogiado por outras instituição, que fizeram adesões aos nossos registro de preço de forma notável. Várias instituições nacionais nos procuraram para “pegar carona” em nossas compras. Isso reflete uma melhoria na especificações dos produtos, trazendo mais qualidade aos materiais adquiridos.

A contratação de serviços, notadamente os que tratam de manutenção física da estrutura de rede, também foram melhorados de forma significativa. Possuímos um mecanismo de contratação que está sendo desejado pelo Governo do Estado do Piauí, bem como pela Prefeitura de Teresina. Fornecemos os documentos utilizados para tais contratações, para que tais órgãos possam adaptá-los às suas realidades.

Uma outra ação fundamental e que nos demandou bastante esforço foi a atualização do regimento do núcleo, que foi submetida a aprovação nos conselhos superiores da UFPI. Nosso regimento estava bastante desatualizado. Muitas equipes não sabiam ao certo quais eram suas funções. Isso gerava dificuldade na gestão do núcleo e insatisfação dos próprios funcionários. Com essa ação foi possível estabelecer limites entres as áreas do núcleo e até mesmo descobrir que nosso relacionamento com outros setores está extrapolando nossas atribuições. Estamos agora trabalhando para que haja uma clara divisão de responsabilidade, pois o quadro que estava configurado poderia facilmente evoluir para um caos completo.

Finalizamos o ano realizando uma retrospectiva do que se passou, traçando metas para serem perseguidas em 2011. Essa ação trouxe à tona muitos problemas sentidos mas que nunca foram atacados diretamente. Essa identificação norteará o planejamento de 2011, que também será algo inédito para o Núcleo: pensar em todas ações a serem executadas em um ano. Planejar é o futuro de todos os órgãos que compõem a UFPI. Planejar não é algo difícil da fazer. Planejar é apenas pensar antes de executar. O NPD já está nesse caminho.

3. Coordenação de Redes

3.1 MELHORIA DE INFRA-ESTRUTURA DE REDE

            No ano de 2010, podemos destacar como principal foco da divisão de redes a melhoria da base que sustenta a infra-estrutura computacional da UFPI, visualizando o futuro no que tange à expansão e melhoria dos serviços de rede existentes. Essa base além de englobar a estrutura física da rede, como fibras ópticas, cabeamento estruturado e equipamento de borda de rede, engloba também a melhoria do centro dos recursos computacionais, formados também pelos servidores computacionais que executam nossas aplicações (nosso DATACENTER).

Nesse ínterim, a coordenação de redes, englobando esforços de todos os seus funcionários, procurou se atentar em projetos de melhoria da infra-estrutura física e dos equipamentos de rede. Nesse contexto, podemos destacar os seguintes trabalhos realizados:

·      Projeto do novo DATACENTER da UFPI: este projeto, que se encontra em andamento, prevê toda uma modernização da sala de servidores do NPD. Como foco do projeto, prevemos a compra de equipamentos modernos, que já é realidade em várias Instituições de Ensino Superior do País. A justificativa para a modernização dos equipamentos servidores, além de prover uma melhoria aos serviços já existentes, está no fato da UFPI estar com processo de compra de um novo sistema acadêmico para a instituição. Dessa forma, o projeto do novo DATACENTER prevê uma estrutura completa de servidores, armazenamento e backup de dados, a fim de absorver de forma eficiente o novo sistema de gestão universitária, além de melhorar a velocidade de transação de informações dentro da UFPI. Este projeto prevê também um crescimento do link de Internet da UFPI, fornecido pela RNP (Rede Nacional de Pesquisa). Com os equipamentos de Armazenamento e Backup garantimos também um maior espaço para informações serem armazenadas, além de prevê redundância e segurança dessas informações.

·      Novos Links de Internet da UFPI: A Rede Nacional de Pesquisa (RNP) tem um projeto de aumentar o link de Internet do Ponto de Presença do Piauí (PoP-PI), que fornece o serviço de Internet para a UFPI. Até o ano de 2010, o link de Internet da UFPI era de 34Mbps (link fornecido pelo PoP-PI/RNP), compartilhados entre várias instituições na cidade de Teresina. Com esse novo projeto, a RNP pretende aumentar o link de Internet para o PoP-PI consideravelmente (previsão de aumento de 34Mbps para 3Gbps).
Mesmo com esse projeto da RNP, o NPD, com o intuito de melhorar os serviços de Internet da Instituição, preparou um projeto para contratação de um novo link de Internet para a UFPI. O projeto, bem recebido pela Reitoria, foi aprovado e no ano de 2010 um novo link de Internet de velocidade adicional de 34Mbps foi contratado. Dessa forma, os serviços de Internet melhoraram significativamente, apesar de ainda não estarmos no cenário ideal. Nesse mesmo contexto, também foram contratados 4 links de dados de 600Kbps cada um, totalizando um link de 2,4Mbps, interligando o Campus de Bom Jesus à Internet. Este novo link favoreceu ao Campus do interior no que tange à uma maior banda de transmissão entre os campi. Vale ressaltar, que o NPD estendeu o projeto aos outros campi do interior, tendo iniciado o projeto de contratação de links adicionais para todos os campi, porém, por indisponibilidade das operadoras de telecomunicação, o restante dos campi do interior não tiveram seus links aumentados.

·      Melhoria de Infra-Estrutura física de rede da UFPI: A coordenação de redes do NPD prestou suporte da infra-estrutura física da rede da UFPI, através dos contratos com empresas do ramo (através de licitação). As melhorias prevêem não apenas o número de pontos de rede (que viabiliza a ligação de novos equipamentos na rede) instalados, mas também a melhoria no backbone principal da rede. Em 2010, praticamente todos os setores da UFPI foram ligados ao NPD a partir de fibra óptica. A seguir, destacamos vários serviços realizados que melhoraram os serviços de rede dos diversos setores da UFPI:

o   Instalação de cerca de 800 novos pontos de Internet na UFPI, além de cerca de 1100 manutenções de pontos antigos ou instalados de forma indevida nas reformas e construções novas;

o   Reestruturação de praticamente todos os centros da UFPI, com troca de equipamentos de borda (Switchs) velhos por equipamentos novos e mais modernos, que viabiliza uma melhor gerência dos setores da UFPI;

o   Instalação de cerca de 50 racks com equipamentos de rede nos campi da UFPI;

o   Instalação de 1000m de cabo telefônico, para ligação de novos blocos da UFPI;

o   Ligação dos novos blocos da UFPI com o NPD, através de fibras ópticas, com instalação de cerca de 10.000 metros de fibra óptica, ligando novos blocos ou substituindo fibras antigas ou defeituosas;

·      Melhoria na Configuração dos Serviços de Rede: Outra atividade importante da Coordenação de Redes é sempre a busca por configurações mais confiáveis e estruturadas dos serviços. A equipe de Gerência de Redes procurou em 2010 novas configurações dos serviços a fim de fornecer mais gerência do nosso link de Internet, mais confiabilidade e redundância dos serviços, para evitar parada longa dos nossos sistemas. Nesse âmbito, procurou-se atualizar os sistemas, buscar novos sotwares para gerenciamento e duplicar os principais serviços para fornecimento de redundância. O número de paradas da rede da UFPI reduziu muito e serviços que antigamente não funcionavam, como o email, praticamente não param mais.

3.2 MANUTENÇÃO E SUPORTE

            Em 2010, o Núcleo de Processamento de Dados da UFPI continuou seguindo seu importante papel como centralizador dos serviços de Tecnologia da Informação da Instituição. Um ponto importante nessas atividades são os serviços de manutenção do parque computacional da UFPI e suporte aos usuários dos diversos setores. No âmbito da manutenção dos equipamentos computacionais da UFPI, cabe ao NPD realizar reposição de peças, pequenos consertos de peças danificadas e instalação de softwares. No âmbito do suporte, o NPD atende os usuários em suas instalações e faz atendimento diretamente nos setores. Todos os serviços de manutenção e suporte são realizados por técnico-administrativos e bolsistas amparados pela bolsa de trabalho da UFPI.

            Um projeto proposto e implementado pelo NPD em 2010 foi o processo de descentralização dos serviços do Núcleo. O projeto visava a criação de 20 novas bolsas de trabalhos para estagiários, que iriam prestar serviços diretamente nos diversos centros da UFPI (Biblioteca, CCN, CCS, CCE, CT, CCA e CCHL). Dessa forma, cada setor ficaria com uma quantidade de bolsistas dedicados, capazes de atender diariamente e diretamente. Este projeto foi bem aceito pela Reitoria e, após um processo de seleção para toda a Universidade, foram selecionados os 20 bolsistas para a implantação do projeto. Atualmente os bolsistas já estão em treinamento!

            A tabela a seguir identifica os principais serviços de manutenção de equipamentos realizados pelo NPD dos diversos setores da UFPI. Podemos notar que a quantidade de equipamentos mantidos pelo NPD é muito grande. Foram mais de 1700 equipamentos consertados no ano, o que dá uma média de mais de 140 equipamentos por mês.

            No âmbito de suporte in loco realizado pelo NPD, no qual técnicos e estagiários atendem um determinado problema no local solicitado, o NPD atendeu e formalizou o atendimento a cerca de 120 solicitações por mês, o que representa certa de 1400 atendimentos aos diversos setores da UFPI ao ano. No entanto, esse número deve ser bem maior, uma vez que diversos atendimentos são realizados sem o cadastramento em nosso sistema de controle. O número de 1400 atendimentos representa apenas os atendimentos cadastrados no sistema.

4. Coordenação de Sistemas

4.1 Introdução

Devido a complexidade que envolve o funcionamento da UFPI, vários sistemas de informação são necessários para o apoio das atividades de nossa universidade, sejam elas atividades acadêmicas ou administrativas. Desta forma, é uma preocupação constante para o NPD o desenvolvimento de novos sistemas e o aperfeiçoamento dos sistemas existentes. Em 2010, alguns sistemas novos foram criados e outros aperfeiçoados, de modo a melhorar os processos internos da UFPI. 

É importante salientar que em 2010 também foi iniciado o processo de implantação do sistema SI3, adquirido por meio de acordo de cooperação firmado entre a UFPI e a UFRN. Este sistema irá suprir a necessidade por padronização que existe em relação aos sistemas atualmente mantidos pelo NPD, além de ocupar lacunas existentes em alguns setores da UFPI, onde a falta de sistemas computacionais torna o exercício das atividades desses setores menos eficiente.

Na Seção 4.2 serão detalhadas as atividades realizadas vinculadas ao aperfeiçoamento e criação de sistemas por parte do NPD. Na Seção 4.3 serão detalhadas as atividades relacionadas à implantação do SI3.

4.2. Manutenção e criação de novos sistemas

Durante 2010, alguns sistemas foram aperfeiçoados e outros foram criados. Dentre esses sistemas podemos destacar:

•          Sistema de solicitação de oferta: Este sistema foi criado para melhorar o processo de solicitação de disciplinas, que envolve as coordenações de cursos e as chefias de departamento e/ou chefias de curso. O sistema melhora o processo uma vez que registra em uma base de dados todos os passos envolvidos na solicitação de disciplinas. Isto permite a extinção dos memorandos em papel utilizados anteriormente, que eram pouco confiáveis e deixavam margem para erros na oferta de disciplina.

•          Sistema de atividades complementares: Uma vez que as atividades complementares passarem a fazer parte do projeto pedagógico da maioria dos cursos da UFPI, a existência de um sistema que permita a submissão e avaliação das atividades complementares realizadas pelos alunos tornou-se fundamental. Desta forma, o NPD desenvolveu o sistema JASPE, tendo implementado várias mudanças no seu funcionamento em 2010, que permitiram a submissão das atividades complementares realizadas pelos alunos. As atividades submetidas são avaliadas em um segundo momento pelos respectivos coordenadores / chefes de curso. Posteriormente, as atividades deferidas pelos coordenadores são integralizadas ao histórico de cada aluno.

•          Sistema de registro de diploma: Foram realizadas diversas melhorias neste sistema, como aperfeiçoamento da interface gráfica e correção de defeitos identificados durante 2010. É importante salientar que esse sistema é muito importante, uma vez que além de atender a demanda da UFPI, também atende a demanda de diversas faculdades do estado do Piauí.

•          Sistema de disciplinas idênticas: Muitos cursos da UFPI possuem em suas respectivas grades curriculares disciplinas que possuem o mesmo nome e ementa, porém os códigos dessas disciplinas são distintos para cada curso. Este fato dificulta bastante o processo de oferta de disciplinas. Para resolver este problema foi desenvolvido o sistema de disciplinas idênticas. Este sistema unifica sob um único código as disciplinas iguais que estão cadastradas de forma diferente em vários cursos.

•          Sistema de Matrícula Institucional: Foi desenvolvido em 2010 este sistema que informatiza todo o processo de matrícula institucional, utilizando os dados organizados pela COPESE decorrentes das inscrições do vestibular corrente. Tal sistema confere ao processo de matrícula institucional mais precisão e eficiência, uma vez que as informações dos novos alunos são diretamente gravadas em um banco de dados, não dependendo de dados contidos em papel para posterior cadastramento.

•          Sistema Acadêmico: Foi realizada uma modificação nesse sistema que consistiu na separação do módulo de matrícula do restante do sistema. Esta alteração foi necessária em função de que para a realização de matrícula não existe necessidade de carregamento de outras partes do sistema. Com a separação, diminuiu-se o tempo necessário para o carregamento do sistema de matrícula, melhorando o desempenho do sistema e diminuindo os transtornos decorrentes do grande número de acessos a esse sistema durante o período de matrícula.

4.3. Implantação do Sistema SI3

Os sistemas computacionais desenvolvidos pelo NPD atendem as necessidades da UFPI. Estes sistemas foram desenvolvidos em épocas diferentes por equipes distintas, o que dificulta a manutenção dos sistemas e a integração dos dados manipulados por cada um deles.  

Tendo percebido a necessidade de se padronizar os sistemas existentes e se criar sistemas necessários mas inexistentes, o NPD iniciou um estudo acerca de prováveis soluções para estes problemas.

Inicialmente, pensou-se em iniciar o processo de padronização e criação dos novo sistemas necessários para a UFPI utilizando o próprio pessoal do NPD. Porém, uma vez que o número de mudanças necessário seria muito grande, constatou-se que seria inviável desenvolver internamente as soluções necessárias.

A segunda solução encontrada foi a contratação de softwares desenvolvidos por terceiros. Esta solução se mostrou ineficiente, uma vez que a UFPI iria se tornar refém da empresa desenvolvedora do software a ser contratado, sem posse do código-fonte e precisando realizar negociações para que manutenções corretivas fossem efetuadas.

A solução encontrada pelo NPD e adotada pela UFPI foi firmar um acordo de cooperação com a UFRN (Universidade Federal do Rio Grande do Norte) para a transferência do sistema SI3, desenvolvido pela Superintendência de Informática daquela instituição. Tal acordo permitiu a transferência de todo o código-fonte do sistema para a UFPI, além de prever apoio constante da Superintendência de Informática da UFRN ao NPD para a implantação, atualização e manutenção do SI3. 

O SI3 que é composto por quatro sistemas integrados: SIGADMIN, SIGRH, SIGAA e SIPAC. O SIGADMIN é o sistema que permite a parametrização dos outros três sistemas. O SIGRH é o sistema que possui as funcionalidades relacionadas a gestão de recursos humanos. O SIGAA é o sistema que possui as funcionalidades necessárias para a administração dos assuntos acadêmicos, contendo funcionalidades para gestão dos cursos e alunos de graduação, pós-graduação, ensino médio, ensino fundamental e ensino à distancia. O SIPAc é o sistema que possui as funcionalidades necessárias para gestão de patrimônio, contratos e atividades correlatas.

É importante salientar que uma vez que os sistemas são integrados, os usuários utilizarão apenas um usuário e senha, e precisarão fazer apenas uma autenticação para utilizar as funcionalidades dos quatro sistemas. Não menos importante é a existência de padrão visual em todos os sistemas, o que facilita a utilização dos mesmos. A existência de grande integração entre os sistemas do SI3 também viabiliza uma manutenção mais simplificada desses sistemas.

Em 2010, o NPD começou o processo de implantação do sistema SI3. Para a realização da implantação deste sistema, estão sendo necessários alguns treinamentos para os funcionários do NPD ligados ao desenvolvimento e manutenção de sistemas. Com o conhecimento angariado por todos, o NPD começou o processo de implantação no segundo semestre de 2010, processo esse que deverá ser finalizado em 2012.

 Foi finalizada em 2010 a implantação o SIGADMIN, sistema que possui a função de parametrizar os outros sistemas que fazem parte do SI3 (SIGAA, SIGRH e SIPAC).

Para o ano de 2011 estão previstas as implantações dos sistemas SIGRH e SIPAC, ambos sistemas relacionados a gestão administrativa da UFPI.  

5. Conclusão

O ano de 2010 foi muito intenso para o NPD. Muitos projetos foram iniciados mas sua maioria está em andamento. Para esse ano, já temos um planejamento prévio  das atividades, mas antes de tudo, temos que concluir os trabalhos iniciados. De forma geral, é fácil notar que nossa estrutura está no limite, diante de tanta demanda existente. Isso é comprovado pelos número que apresentamos nesse relatório. Precisamos expandir a estrutura de atendimento, reforçando os setores de redes e de sistemas. A única forma de termos uma gestão efetiva é possuindo números que retratem a realidade como ela é, e isso somente é possível com a informatização completa das atividades de uma instituição. Estamos nesse caminho, mas muito ainda é necessário para que consigamos atingir o local que pretendemos ocupar.

DESCRIÇÃO DOS CAMPOS

Legenda de Nível

(1) Totalmente inválida: Significa que a afirmativa é integralmente NÃO aplicada ao contexto da UJ.

(2) Parcialmente inválida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua minoria.

(3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ.

(4) Parcialmente válida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua maioria.

(5) Totalmente válida: Significa que a afirmativa é integralmente aplicada ao contexto da UJ.

Observações:

§ No campo “Considerações Gerais” deve ser informada a metodologia usada pela UJ para analisar os quesitos (se respondido individualmente ou por grupo de pessoas; que áreas os respondentes representam, etc.) e também sobre:

§ No caso de relatório de gestão consolidado, o quadro deve ser preenchido considerando o contexto da unidade consolidadora somente.

§ No caso de relatório agregado, o quadro deve ser preenchido pela UJ agregadora e pelas unidades agregadas, considerando os respectivos contextos.